Thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế như thế nào? Những quy định của pháp luật về con dấu được quy định ra sao? Để hiểu rõ hơn những vấn đề này, mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết về thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế của Luật Rong Ba
Những trường hợp doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu
Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Con dấu được hiểu như là một dấu hiệu pháp lí của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất. Con dấu thường được dùng trong các văn bản, tài liệu nội bộ cũng như công khai để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó.
Bên cạnh đó nhờ có con dấu mà gía trị của những văn bản hay báo cáo được đảm bảo và chịu các trách nhiệm pháp lí trươc pháp luật. Dấu doanh nghiệp có thể được thay đổi. Theo đó, một số trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu như sau:
– Thay đổi tên doanh nghiệp;
– Thay đổi loại hình doanh nghiệp;
– Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp;
– Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng.
Nhưng trường hợp này yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi con dấu doanh nghiệp để đồng bộ các thông tin của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thay đổi hình thức, nội dung con dấu theo nhu cầu bất cứ khi nào.
Lưu ý: Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở thì khi thay đổi địa chỉ này cũng cần phải thay đổi con dấu. Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở không ảnh hưởng đến mẫu con dấu thì không phải thay đổi mẫu dấu.
Không cần làm thủ tục thông báo khi thay đổi mẫu dấu
Theo quy định hiện nay tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2014, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quy định này đã chính thức được bãi bỏ tại Luật Doanh nghiệp 2020. Theo đó, về dấu của doanh nghiệp, Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ còn giữ lại các quy định gồm:
– Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (quy định mới được bổ sung trong Luật 2020);
– Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (bổ sung thêm);
– Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành (bổ sung thêm);
Như vậy, dù có đăng ký mới hay thay đổi mẫu dấu, doanh nghiệp đều không cần phải làm thủ tục thông báo lên Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Hiện nay, khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động giao dịch trên thị trường, một số đơn vị là đối tác, khách hàng yêu cầu doanh nghiệp phải có xác nhận mẫu dấu cũ và yêu cầu cam kết đang sử dụng đối với mẫu dấu mới. Trong trường hợp này, do không có cơ quan nhà nước nào quản lý về mấu dấu nên doanh nghiệp không thể xin xác nhận mẫu dấu cũ.
Trong trường hợp này, phía doanh nghiệp nên giải thích rõ cho các đối tác, khách hàng rằng con dấu doanh nghiệp không được quản lý bởi bất cứ cơ quan nào. Do vậy không thể xin xác nhận về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới.
Tóm lại, khi thay đổi mẫu dấu mới cho công ty, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:
– Không cần phải thông báo việc sử dụng mẫu dấu mới lên Phòng Đăng ký kinh doanh.
– Làm bản cam kết sử dụng mẫu con dấu cũ và mới nếu như đối tác, khách hàng yêu cầu.
Nộp hồ sơ thay đổi con dấu ở đâu?
Hiện nay, cơ quan có thẩm quyền đăng ký và quản lý con dấu là Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Tổng cục Cảnh sát, Bộ Công an và Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Nhưng các doanh nghiệp khi nộp hồ sơ thay đổi con dấu lại không phải nộp tại đây mà là Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Các doanh nghiệp có thể lựa chọn hai hình thức nộp hồ sơ sau:
– Nộp hồ sơ thông báo thay đổi con dấu trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ (trừ một số trường hợp đặc biệt)
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin.
Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ phụ trách sẽ gửi lại giấy biên nhận hồ sơ đến doanh nghiệp. Nội dung giấy biên nhận nêu rõ thời gian nhận hồ sơ và lịch hẹn trả kết quả.
Trường hợp hồ sơ thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu không hợp lệ, cá bộ phụ trách có nhiệm vụ thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ.
Hồ sơ thay đổi dấu công ty gồm những gì?
Tùy thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi mẫu con dấu vì lý do gì (mất, hỏng, đổi tên…) mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Nếu sử dụng dịch vụ (tức uỷ quyền cho một đơn vị, tổ chức chuyên nghiệp thay mình thực hiện mọi công việc liên quan đến thay đổi mẫu con dấu) mọi người có thể bỏ qua mục này. Còn trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện, cần nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin. Cụ thể hồ sơ thay đổi con dấu bao gồm:
– Thông báo thay đổi dấu công ty theo mẫu quy định tại Phụ lục II-9, Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Nội dung thông báo kê khai đầy đủ, rõ ràng, chi tiết thông tin: Tên doanh nghiệp; Mã số doanh nghiệp; Địa chỉ trụ sở chính; Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Nếu không có mã số doanh nghiệp); Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (Nếu doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu cho chi nhánh/văn phòng đại diện); Mẫu con dấu, số lượng con dấu, thời điểm có hiệu lực mẫu con dấu
– Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho một cá nhân, tổ chức thực hiện đăng ký lại mẫu con dấu)
– 01 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Bản sao)
Thủ tục thay đổi dấu công ty sẽ được thực hiện lần lượt qua các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Soạn thảo công văn hủy dấu công ty cũ;
Với các công ty được thành lập trong giai đoạn dấu vẫn do cơ quan công an quản lý và cấp dấu + giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, khi tiến hành thay dấu mới cần phải trả lại dấu cũ cho cơ quan công an để hủy dấu cũ.
Bước 2: Tiến hành khắc lại dấu công ty mới;
Doanh nghiệp liên hệ với các công ty khắc dấu để đặt khắc, in dấu mới (lưu ý: Ngành nghề kinh doanh khắc, in dấu mới là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn những doanh nghiệp có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật để khắc dấu.)
Bước 3: Soạn thảo thông báo việc sử dấu mới công ty
Sau khi có dấu mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo thông báo về việc sử dụng dấu mới để cập nhật mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp thông báo về việc sử dụng dấu mới công tới cơ quan đăng ký.
Doanh nghiệp nộp thông báo sử dụng mấu dấu tới Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính;
Bước 5: Sở kế hoạch đầu tư tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác thực thông tin thay đổi dấu công ty
Sở kế hoạch đầu tư sau khi tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét tính pháp lý hồ sơ công bố mẫu dấu trước khi tiến hành thủ tục cập nhật mẫu dấu.
Bước 6: Sở kế hoạch đầu tư sẽ tiến hành công bố thông tin thay đổi dấu công ty
Sau khi kiểm tra hồ sơ công bố mẫu dấu và thấy hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ tiến hành công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp
Lưu ý: Các doanh nghiệp khi thay đổi dấu có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua các thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu, đây là điều mà không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Hậu quả là bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 2.000.000 đến 3.000.000 VNĐ.
Loại bỏ nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Trước kia, để dụng con dấu có hiệu lực và doanh nghiệp sử dụng được thì cần phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo các biểu mẫu quy định. Khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi đó doanh nghiệp mới có thể chính thức sử dụng được con dấu của mình.
Tuy nhiên từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh nữa mà có thể sử dụng ngay lập tức. đông nghĩa các trường hợp thay đổi, hủy cũng sẽ không cần phải đăng ký nữa.
Được phép sử dụng con dấu số
Ngoài con dấu được làm tại các cơ sở khắc dấu, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng con dấu dưới hình thức chữ ký số. Nội dụng cụ thể sẽ được quy định tại luật về giao dịch điện tử.
Bổ sung thêm quyền hạn của doanh nghiệp về con dấu
Cụ thể, doanh nghiệp được quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức, nội dung dấu của doanh nghiệp mình.
Không bắt buộc về nội dung con dấu
Tại luật doanh nghiệp 2014 có quy định con dấu phải thể hiện tên doanh nghiệp, mã số thế công ty, loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên theo luật mới thì không có quy định nên doanh nghiệp có quyền tự do quyết định về con dấu của mình.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Luật Rong về thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu thông báo thay đổi mẫu dấu với cơ quan thuế và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Luật Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
